التنسيق
تعريف التنسيق
الترتيب المنظم لجهود
وأعمال الأفراد داخل المنظمة لكي توجد الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقيق الهدف
المنشود .
ويتعلق التنسيق بالنواحي التالية:
·
مقدار الجهود التي تبذل من ناحية الكم والنوع .
·
توقيت هذه الجهود .
·
توجيه وتحديد الاتجاه الذي ستسلكه .
·
سبب الحاجة إلي التنسيق :لاختلاف أفهام الناس واختلاف
قدرتهم على تفسير القرارات المختلفة .
ملاحظات على التنسيق ومضمونه :
-
التنسيق مسؤولية المدير ولا تنفك بأي حال عن الوظائف
الأخرى .
-
يهدف التنسيق إلي منع التشابك والتداخل في أداء المهام والوظائف.
-
التنسيق وسيلة لتحقيق أهداف المنشأة بكفاءة، وغاية حينما
ينظر إلية كأساس في بناء وتنظيم المؤسسة.
-
التنسيق يطبق على الأفراد والجماعات .
-
التأكيد على وحدة الجهود: أن الإداري أو المدير يعد
توقيتاً لكل جهد من الجهود الأفراد لكي تسير بشكل متجانس.
-
عدم الخلط بين التنسيق والتعاون .
-
الأفراد لا يمكن أن يحققوا التنسيق بأنفسهم لكن يمكن أن
يتعاونوا
-
التنسيق لا يمكن أن يحدث بمحض الصدفة بخلاف التعاون
-
التنسيق أشمل وأعم من التعاون
-
التنسيق عملية مستمرة دائمة .
شمولية وظيفة التنسيق
كل مدير مسئول عن
قسمة وعن مجموعته ( التنسيق مسؤولية الفرد والجماعة ) التفاعل بين الوحدات الإدارية
يتم في إطار تنسيقي
مثلاً :. إدارة الإنتاج:
إنتاج الكمية المطلوبة.
إدارة المبيعات: تعمل
على بيع الكمية المنتجة.
إدارة المشتريات:
تعمل على توفير الموارد اللازمة لعملية الإنتاج.
إدارة الأفراد: تعمل
على توظيف الأفراد وتدريبهم.
أهمية التنسيق
جهود المنظمة في
تحقيق أهدافها لا تتم في معزل عن العالم الخارجي فهناك الحكومة، الموردون، المنافسون...
الخ فلابد من التنسيق .
العلاقة بين التنسيق والتخطيط
لابد من فاعلية الخطط
وتكاملها ولذلك يجب التنسيق بين الوحدات الإدارية .
وتتضح العلاقة من
خلال :
-
عند وجود خطة لإضافة منتج جديد فلا بد من التخطيط لتصميم
هذا المنتج وكذلك تصميم العمليات . وهذا كله يتم في إطار تنسيقي .
- لابد من اشتراك الأفراد
لتحقيق الهدف المخطط وهذا يتم في إطار تنسيقي لتوحيد الجهود.
وسائل التنسيق
®
تسلسل الأوامر :كل مرؤوس مسئول أمام رئيسة مباشرة ، وهذه
تكمن الرئيس من التنسيق بين المرؤوسين .
®
القواعد والإجراءات : إذا كان العمل المطلوب مخططا له
مسبقاً ويمكن التنبؤ به فإن التنسيق يكون على شكل قواعد وإجراءات .
®
التنسيق بالأهداف معظم المديرين يضعون الأهداف والغايات
وبالتالي فالتنسيق يتم بناءً على هذه الأهداف .
®
استخدام المساعدين في التنسيق : تعيين مساعد يقوم بوظيفة
المدير ( التنسيق ).
®
استخدام الاتصال في التنسيق بين الأقسام والوحدات
المختلفة
(مبيعات –إنتاج) يتم عن طريق الاتصال بشتى أشكاله .
®
اللجان : تشكيل لجان مختلفة للقيام بوظيفة التنسيق
®
المشروعات : إنجاز بعض الأعمال والمشروعات ذات السمة
الخاصة من خلال وضع مشروع معين .
®
المناقشات غير الرسمية .
®
المنسق الخاص : منسق خاص يقدم نصائح للشركة .
((خصائص التنسيق الفعال))
◦
تبسيط التنظيم
◦
تبسيط العمل بين الإدارات .
◦
وضوح التنظيم والتخطيط .
◦
انسجام البرامج وتكاملها
◦
تحسين وسائل الاتصال
◦
تشجيع التنسيق والتعاون الاختياري .
