الرقابة: Control
الرقابة: Control
تتمثل مراحل الرقابة في ثلاثة مراحل رئيسية هي
1)
تحديد الاختصاصات والواجبات بوضوح:
تعمل إدارة المنشأة علي ترتيب تنفيذ الأداء
الفعلي ترتيباً منطقياً منظماً، يعمل علي توضيح العلاقات والتنسيق بين كافة
المستويات الإدارية عن طريق تفويض السلطات وتحديد المسئوليات فضلاً عن تقديم يد
العون للقائمين علي التنفيذ بحيث تتحقق الأهداف بأقل التكاليف. وتتولى المحاسبة
الاستعانة بأسلوب محاسبة المسئولية. حيث يتم ربط المعايير الكمية والقيمية، بأشخاص
مسئولين عن مراكز مسئولية معينة وتعتبر هذه المعايير بمثابة المهام أو الاختصاصات
الملقاة علي عاتق المسئولين لتنفيذها، فهي بمثابة الأداء المخطط أو الأداء الواجب
أن يكون كما يتم ربط الأداء الفعلي بنفس الأشخاص عند التنفيذ، وذلك لتحديد مدى
مسئوليتهم عن تنفيذ المهام الموكل إليهم أمر تنفيذها وبالتالي قياس مدى كفاءة الأداء
الفعلي. وعليه يمكن القياس المحاسبي لهذه العمليات من تجميع بيانات محاسبية، يمكن
تحليلها للوصول إلي معلومات تساهم في عملية اتخاذ القرارات المناسبة.
2)
تحديد مدى كفاءة الأداء الفعلي:
تهدف رقابة الأداء إلي
التحقق من مدى كفاءة الأداء الفعلي والتزامه بالأداء المخطط، بحيث تتحقق أهداف
المنشأة بأقل تكاليف ممكنة وأفضل إنتاجية ممكنة وأكبر ربحية ممكنة ويمكن تصنيف
رقابة الأداء إلي نوعين رئيسيين هما:
أ/ رقابة الأداء المخطط:
حيث تتولى المحاسبة
أمر اكتشاف الانحرافات وتسجيلها، ودراستها وتحليلها لمعرفة أسبابها والمسئولين
عنها، ثم إقتراح الحلول الناجحة لتلافيها أو الحد منها في الوقت المناسب.كما قد
تعمل علي تحديث المعايير ذاتها التي تعتبر بمثابة الأداء الواجب أن يكون والتكاليف
المعيارية وتحقيقها اذا ما اتضح أن الأداء المخطط ذاته غير سليم .وتتولى إدارة
المنشأة متابعة التنفيذ الفعلي من خلال البيانات المحاسبية عن الانحرافات والتي
تقدمها المحاسبة.
ب/ رقابة الأداء الفعلي:
تهدف المحاسبة إلي
تطبيق نظام رقابة داخلية سليم، فضلاً عن المراجعة الداخلية والضبط الداخلي، وتقويم
النظم المحاسبية لكافة عمليات المنشأة للتأكد من صلاحيتها ومطابقتها للمبادئ
المحاسبية المتعارف عليها. في حين تنوى إدارة المنشأة تطبيق التعليمات واللوائح
الداخلية الإدارية بشأن استخدام عناصر التكاليف وعوامل الإنتاج المختلفة بهدف
التأكد من حسن سير أعمال المنشأة بشكل يحقق أهدافها.
الرقابة
المتابعة من أساسيات سلوك الأفراد
لابد من التعرف على الرقابة السبب
1/ للتعرف على مدى وجود مشاكل أو معوقات تعيق العمل
2/ للتعرف على الانجازات ومدي مطابقتها للخطط الموضوعة .
o ملاحظة
تعد وظيفة الرقابة من أهم الأمور التي تؤدي للاطمئنان على سير العمل
□ مفهوم الرقابة
هي التأكد من أن كل يسير وفق الخطط الموضوعة والمبادئ التي يجب الالتزام بها للكشف عن المعوقات وتصحيحها .
□ جوانب الرقابة
الجانب الأول: متابعـة وتقويـم النتائـج والانجازات وهـل تسـير وفـق
ما هو مخطط له أم لا.
ما هو مخطط له أم لا.
الجانب الثاني : يركز على مراقبة ومتابعة الإفراد أنفسهم في أدائهم عمالهم .
الجانب الثالث : يركز على متابعة ومراقبة الانحرافات الحاصلة .
□ الانحرافات نوعان
▫ الانحراف السلبي : يستحق مرتكبيها عقوبات تتناسب مع عدم التزامهم بالأوامر والتوجيهات ( عدم الالتزام بمواصفات السلعة )
▫ الانحرافات الايجابية : يستحق مرتكبيها عقوبات لتجاوزهم الحدود المسموح بها (كقيام الموظف بإنتاج وحدات إضافية)
□ الجهات الرقابية
أولاً : جهات داخلية
كل رئيس لمجموعة من الأفراد ويمارس سلطته الرقابية (مدير، مساعد مدير ، مشرف )
ثانياً جهات خارجية
جهات خارجية مختصة نظامية كانت أو قانونية.
(كمفتشي التصرفات الحكومية، باحثي المواصفات والجودة ، ديوان المحاسبة ، الهيئات العالمية لمنح شهادات الجودة "الأيزو")
□ توقيت الرقابة
تبداء الرقابة عند اللحظة الأولى وأثناء العمل (التنفيذ) أولاً بأول وذلك للإطلاع على تفاصيل وأداء وسير العمل .
□ أهمية مداومة المدير على تنفيذ العمل (الرقابة )
▫ لاكتشاف أي معوقات تؤدي لانحراف سير العمل أثناء التنفيذ ولاقتراح التصحيحات المناسبة لهذه الانحرافات (رقابة فوريه )
▫ لأن الرقابة تقييم للعمل المنجز :بشكل إجمالي وذلك بمقارنته مع الخطط الموضوعة والهدف المراد تحقيقه (رقابة تأخيرية)
□ أهمية الرقابة وفوائدها
أولاً المنظمة
1. اكتشاف الأخطاء والمعوقات وتصحيحها
2. التأكد من الاستخدام الكفء لكافة الموارد
3. التأكد من مناسبة الموارد البشرية للمناصب التي يشغلونها
4. اكتشاف الانحرافات السلبية والايجابية .
5. التأكد من سير العمل ومدى إمكانية تحقيق الأهداف
ثانياً الأفراد
1. اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة من خلال الإثابة على جهوده (مكافئات – حوافز – ترقيات )
2. اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة من خلال تحسين مهارته وجهوده
3. حفظ حقوق العاملين
□ خطوات الرقابة
§ وضع المعايير الرقابية
أ/ معايير كمية (مادية ملموسة)
- مقاييس كمية - مقاييس مالية
ب/ معايير نوعية (غير مادية)
- فئة الموظفين - فئة المستهلكين - فئة الموردين
§ قياس الأداء الفعلي
أ- مراعاة نطاق الأشراف
- مدى كفاءة ومهارة وخبرة المراقب نفسه
- مدى تمركز المرؤوسين موضع المراقبة
- مدى درجة حداثة خبرة المرؤوس بمهارات الوظيفة
- مدى فاعلية نظم الاتصال
ب- مدى تفهم المرؤوسين مقدماً لأهداف المراقبة
ج- أن يكون هناك حدة للخطأ المسموح به
□ أسلوب التقويم الفعلي لأداء مرؤوسي المراقب
1/ المتابعة المباشرة (الحية) من خلال المشاهدة
2/ المتابعة المباشرة الآلية من خلال الكاميرات
3/ المراقبة غير المباشرة
- التقارير المكتوبة التي قد يعدها المرؤوس بنفسه لرئيسة .
- التقارير المكتوبة أو الشفهية التي تعد بمعرفة المشرف التي يرفعها مديرة المباشر .
§ تصويب الانحرافات
أـ الإيجابية ب ـ السلبية
□ أهم الاعتبارات الرئيسية للمرحلة
1/ حصر أسباب الانحراف توصلاً للسبب الرئيسي
2/توافر الصلاحيات الإدارية التي تسمح بتصحيح الانحرافات
§ اقتراحات الحلول البديلة
§ المتابعة